Polityka prywatności

Administratorem jest firma, u której rezerwujesz

Kalendarz, do którego wpisujesz się przez tils, należy do konkretnej firmy. To ona decyduje, po co i jak długo przetwarza Twoje dane, i to ona jest wobec nich administratorem w rozumieniu RODO. Jej nazwę, adres i dane kontaktowe widzisz na stronie rezerwacji, na której składasz rezerwację.

My — jako operator platformy — jesteśmy podmiotem przetwarzającym (art. 28 RODO): dostarczamy oprogramowanie, przechowujemy dane na naszych serwerach, wysyłamy w imieniu firmy potwierdzenia i przypomnienia oraz zapewniamy kopie zapasowe. Nie wykorzystujemy danych klientów firm do własnych celów, nie sprzedajemy ich i nie budujemy z nich profili marketingowych.

Każda firma ma na platformie osobną bazę danych. Dane klientów jednej firmy nie są mieszane z danymi klientów innej.

Jakie dane trafiają do systemu

Przy rezerwacji podajesz dane niezbędne do jej obsługi: imię i nazwisko, adres e-mail lub numer telefonu (wystarczy jedno — potrzebujemy jakiejkolwiek drogi, żeby wysłać potwierdzenie), wybraną usługę i termin. Zapisujemy też datę i godzinę wyrażenia zgody na przetwarzanie danych.

Zakres danych zależy od firmy i od tego, jakie usługi prowadzi. Firma może w swoim panelu uzupełnić kartę klienta o dalsze informacje (np. dodatkowy kontakt, datę urodzenia, adres, notatkę organizacyjną) albo korzystać z modułów, które trzymają dane specyficzne dla jej branży. O tym decyduje firma jako administrator i to ona ma obowiązek poinformować Cię o pełnym zakresie oraz o podstawie prawnej — my przetwarzamy wtedy te dane wyłącznie na jej polecenie.

tils nie jest systemem dokumentacji medycznej i nie zastępuje programu, w którym firma prowadzi historię leczenia. Zakres platformy to kalendarz, usługi i powiadomienia.

Po odbytej wizycie dochodzą do tego dane opinii, jeśli ją wystawisz: ocena, treść, wybrany przez Ciebie podpis i powiązanie z rezerwacją — opisuje to osobna sekcja „Opinia o wizycie" niżej, bo jest to jedyna kategoria danych, którą Ty sam możesz upublicznić.

Zapisujemy również dane techniczne żądań (m.in. adres IP, czas, rodzaj przeglądarki) — na potrzeby bezpieczeństwa i wykrywania nadużyć, np. limitów liczby rezerwacji z jednego adresu.

Po co i na jakiej podstawie

Nie prowadzimy marketingu wobec klientów firm i nie wysyłamy im niczego poza wiadomościami dotyczącymi ich rezerwacji oraz jednym zaproszeniem do opinii po odbytej wizycie.

Powiadomienia e-mail i SMS

Potwierdzenia i przypomnienia wysyłamy w imieniu firmy. Treść takiej wiadomości zawiera Twoje imię oraz termin i nazwę usługi. Zanim wiadomość wyjdzie, jest zapisana w kolejce wiadomości wychodzących w bazie firmy — inaczej awaria poczty lub bramki SMS oznaczałaby po prostu utracone przypomnienie. Ile taki zapis tam leży, opisuje część C — okresy przechowywania.

SMS-y wysyłamy tylko wtedy, gdy firma włączyła ten kanał. Numer telefonu przekazujemy wtedy operatorowi bramki SMS — patrz odbiorcy danych.

Konto klienta na platformie (opcjonalne)

Rezerwacja nie wymaga zakładania konta i tak zostanie — to najkrótsza droga do terminu. Jeśli jednak konto założysz, jest ono wspólne dla całej platformy: jednym kontem widzisz swoje rezerwacje u różnych firm. Konto obsługuje nasz system logowania i wobec danych samego konta (adres e-mail, imię, hasło w formie skrótu) administratorem jesteśmy my, nie firma.

Opinia o wizycie

Kilka godzin po odbytej wizycie firma — naszymi rękami — wysyła Ci e-mailem jednorazowy odnośnik do formularza opinii. Podstawą tej jednej wiadomości jest uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): badanie jakości własnej usługi wśród osób, które z niej skorzystały. Zaproszenie wychodzi raz na wizytę i nie jest wysyłane SMS-em. Nie chcesz kolejnych — napisz na kontakt@tils.pl; masz też prawo sprzeciwu wobec tego przetwarzania.

Jeśli wypełnisz formularz, przetwarzamy: ocenę w skali 1–5, treść opinii (jeśli ją napiszesz), podpis, który sam wybierzesz (imię, pseudonim albo nic — wtedy „Anonimowo"), moment wystawienia oraz powiązanie z Twoją rezerwacją. Powiązanie istnieje w bazie firmy po to, żeby opinię mogła wystawić tylko osoba, która była na wizycie, i żeby z jednej wizyty pochodziła jedna opinia. Odnośnika nie przechowujemy — w bazie leży wyłącznie jego skrót kryptograficzny, więc z zawartości bazy nie da się odtworzyć odnośnika ani wystawić opinii w Twoim imieniu.

Co widzi osoba postronna przy opublikowanej opinii: ocenę 1–5, treść, wybrany przez Ciebie podpis (albo „Anonimowo"), miesiąc i rok wystawienia oraz ewentualną odpowiedź firmy. Dokładnej daty nie publikujemy świadomie — wskazywałaby dzień, w którym byłaś/byłeś u lekarza. Nie są publikowane: nazwa usługi, termin wizyty, Twój adres e-mail, numer telefonu ani imię z rezerwacji.

Czego ta konstrukcja nie załatwia i nie udajemy inaczej: zaproszenie wychodzi kilka godzin po wizycie, więc firma, która przyjęła tego dnia dwie osoby, może domyślić się autora nawet z opinii podpisanej „Anonimowo". Panel firmy nie pokazuje powiązania z rezerwacją, ale samego następstwa czasowego nie da się ukryć. Jeśli to dla Ciebie istotne — nie publikuj opinii; ocena bez publikacji nie wpływa na nic poza wiedzą firmy.

Średnia ocen i liczba opinii firmy trafiają dodatkowo do naszej bazy katalogu (poza bazą firmy), żeby dały się pokazać w wyszukiwarce na tils.pl. Są to same liczby — bez treści opinii i bez czegokolwiek, co dotyczy Ciebie.

Zasady wystawiania opinii, odpowiedzi firmy i zgłaszania treści bezprawnych opisuje regulamin (część A4).

Twoje prawa i gdzie je zrealizować

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu oraz wycofania zgody w każdej chwili. Możesz też wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Żądanie dotyczące danych z rezerwacji kieruj do firmy, u której rezerwowałeś — jako administrator odpowiada za jego rozpatrzenie. Firma ma w panelu wgląd w Twoje dane, może je poprawić oraz usunąć — a usunięcie anonimizuje także powiązane wizyty, więc nie zostawia po nich danych bez właściciela. Wydanie kopii wszystkich danych (art. 15 i 20) firma zamawia u nas: przygotowujemy pełny zestaw na jej wniosek, bo w panelu nie ma jeszcze przycisku do tego. Jeśli firma nie odpowiada albo nie wiesz, jak się z nią skontaktować, napisz do nas — pomożemy technicznie i przekażemy sprawę.

Żądanie dotyczące konta klienta na platformie kieruj wprost do nas: kontakt@tils.pl.

Zwróć uwagę na jedno ograniczenie, o którym piszemy wprost: usunięcie danych z bazy nie usuwa ich natychmiast z kopii zapasowych. Kopie nadpisują się rotacyjnie — szczegóły w okresach przechowywania.

Tu administratorem jesteśmy my — ale tylko wobec danych Twojej firmy

Wobec danych, które podajesz zakładając i prowadząc konto na platformie, administratorem jest Przemysław Madej Software Solutions. Wobec danych Twoich klientów jest odwrotnie: administratorem jesteś Ty, a my jesteśmy podmiotem przetwarzającym i działamy na Twoje polecenie.

Wniosek o założenie biznesu

Z formularza „Załóż biznes" zapisujemy: nazwę firmy, rodzaj działalności, wybrany adres w tils, miasto, ulicę z numerem, kod pocztowy, adres e-mail właściciela oraz — jeśli podasz — numer telefonu. Zapisujemy też, że i kiedy zaakceptowano regulamin i tę politykę.

Cele i podstawy: rozpatrzenie wniosku i uruchomienie konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), kontakt w sprawie wniosku (art. 6 ust. 1 lit. b i f), wykazanie akceptacji regulaminu (art. 6 ust. 1 lit. c i f). Podanie tych danych jest warunkiem rozpatrzenia wniosku.

Wniosek nie uruchamia firmy automatycznie — do zatwierdzenia przez człowieka konto ma status oczekujący i nie jest widoczne w katalogu.

Formularz kontaktowy

Z formularza na stronie dla biznesu zapisujemy imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie nazwę firmy i telefon oraz treść wiadomości. Wiadomość trafia do naszej bazy, nie na skrzynkę pocztową. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO (odpowiedź na zapytanie, kontakt handlowy).

Konta pracowników i wejścia do panelu

Konta osób, które pracują w Twoim panelu, prowadzimy w naszym systemie logowania: adres e-mail, imię i nazwisko, hasło w formie skrótu, przypisane uprawnienia i przypisanie do Twojej firmy. Konta pracowników zakłada właściciel w panelu — nikt nie zakłada ich sam z ekranu logowania.

Zapisujemy wejścia do panelu: datę i godzinę, adres e-mail oraz imię i nazwisko osoby, która weszła. Służy to statystykom korzystania i wyjaśnianiu zdarzeń bezpieczeństwa (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Ten zapis, w odróżnieniu od dziennika wysyłek, nie jest maskowany — piszemy o tym wprost, bo to dane identyfikujące pracowników.

Zgłoszenia z panelu

Jeśli wyślesz zgłoszenie z panelu (np. „coś nie działa"), przekazujemy je do naszego systemu obsługi zgłoszeń wraz z adresem e-mail zgłaszającego i — o ile zgłoszenie je zawiera — zrzutem ekranu. Zrzut może uchwycić dane widoczne wtedy na ekranie, w tym dane Twoich klientów. Zgłoszenia trafiają wyłącznie do nas i służą wyłącznie obsłudze sprawy; nie są widoczne dla innych firm. Jeśli nie chcesz przekazywać zrzutu, opisz problem słowami.

Wpis w publicznym katalogu

Firma z aktywnym kontem jest domyślnie widoczna w publicznym katalogu na tils.pl. Pokazujemy tam nazwę firmy, rodzaj działalności, miasto i adres, a także zdjęcia, które sam wgrasz.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, sama nazwa firmy bywa Twoim imieniem i nazwiskiem — czyli daną osobową, którą publikujemy. Piszemy o tym osobno, bo to realna konsekwencja wpisu, a nie techniczny detal. Podstawą jest wykonanie usługi, na którą się zapisujesz (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): sens katalogu polega na tym, żeby klienci Cię znaleźli.

Widoczności w katalogu nie przełączysz dziś sam w panelu — ustawiamy ją po naszej stronie. Napisz na kontakt@tils.pl, jeśli chcesz działać na platformie, ale nie być na liście: firma może być czynna i jednocześnie ukryta. Zamierzamy przenieść ten przełącznik do panelu.

Zdjęcia, które wgrywasz, są publiczne. Za prawa do nich i za zgody osób widocznych na nich odpowiadasz Ty — zasady opisuje regulamin. Przy zapisie usuwamy z pliku metadane EXIF, w tym współrzędne GPS. Publikowanie zdjęć klientów oraz jakichkolwiek danych szczególnych kategorii jest zabronione.

Przy wpisie pokazujemy też średnią ocenę z opinii Twoich klientów i ich liczbę. Opinii nie da się wyłączyć ani usunąć — możesz dodać do każdej jedną publiczną odpowiedź albo zgłosić nam treść bezprawną (zasady: regulamin, część B9). Twoja odpowiedź jest publiczna, więc obowiązuje w niej ten sam zakaz co przy zdjęciach: żadnych danych klienta ani informacji o jego zdrowiu. Odpowiadając, przetwarzasz dane swojego klienta jako administrator — tak samo jak przy rezerwacji.

Opinie nieopublikowane widzisz w panelu, mimo że nikt poza Tobą ich nie zobaczy: to informacja zwrotna dla Ciebie. Nie pokazujemy Ci, do której rezerwacji odnosi się opinia — także wtedy, gdy jest krytyczna.

Twoje prawa

Wobec danych, których administratorem jesteśmy my, masz prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia i sprzeciwu, a także prawo skargi do Prezesa UODO. Pisz na kontakt@tils.pl.

Dane Twojej firmy i Twoich klientów leżą w bazie przypisanej wyłącznie Twojej firmie, więc przy rezygnacji da się ją wyeksportować albo usunąć bez ruszania danych innych firm.

Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych. Korzystamy z następujących kategorii odbiorców — w każdym przypadku w zakresie niezbędnym do wykonania usługi:

Infrastruktura serwerowa jest nasza własna i stoi w Polsce — nie korzystamy z zewnętrznej chmury obliczeniowej do przechowywania danych. Nie stosujemy narzędzi analitycznych ani sieci reklamowych na żadnej ze stron.

Jest natomiast jedna rzecz, którą mówimy wprost, choć wolelibyśmy, żeby jej nie było. Portal, katalog, ta strona, regulamin i ekran logowania nie odpytują żadnego obcego hosta — krój pisma serwujemy u siebie i sprawdziliśmy to pomiarem ruchu, nie założeniem. Ale strona rezerwacji i panel firmy nadal pobierają krój pisma z Google Fonts (fonts.googleapis.com, fonts.gstatic.com). Znaczy to, że przy wejściu na stronę rezerwacji Twoja przeglądarka łączy się z serwerem Google i Google poznaje Twój adres IP oraz adres strony, z której przyszło zapytanie. Nie wysyłamy tam żadnych danych z formularza i nie ma tam plików cookies — ale samo połączenie występuje. Usuwamy to: krój pisma tych stron przenosimy na własne serwery, tak jak zrobiliśmy to już z pozostałymi.

Imienny wykaz aktualnych podprocesorów przekazujemy firmom w załączniku do umowy powierzenia i udostępniamy każdemu na żądanie pod kontakt@tils.pl. O zmianie w tym wykazie informujemy firmy przed jej wprowadzeniem.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Nie przekazujemy danych z systemu poza EOG. Wszyscy odbiorcy wymienieni w tabeli wyżej działają w Unii Europejskiej, a infrastruktura stoi w Polsce. Dane rezerwacji, dane klientów firm i korespondencja nie opuszczają naszych serwerów inaczej niż do bramki SMS i dostawcy poczty.

Jest jeden wyjątek i jest nim opisane wyżej połączenie z Google Fonts. Przeglądarka, wchodząc na stronę rezerwacji albo do panelu, sama łączy się z serwerem Google i przekazuje mu swój adres IP — a adres IP jest daną osobową, a Google spółką ze Stanów Zjednoczonych. Nie mamy dla tego przekazania zadeklarowanej podstawy transferu i nie zamierzamy jej dopisywać, żeby uzasadnić stan, który nam nie jest do niczego potrzebny — zamiast tego usuwamy samo połączenie, przenosząc krój pisma na własne serwery. Do tego czasu wolimy o tym napisać niż udawać, że nie występuje.

Piszemy to w czasie teraźniejszym świadomie. Platforma zawierała moduł asystenta opartego na zewnętrznym modelu językowym; moduł jest wyłączony i żadne dane do niego nie idą. Jeśli kiedykolwiek go włączymy — albo dodamy inną usługę spoza EOG — zaktualizujemy tę politykę i podamy podstawę transferu przed uruchomieniem, a firmy poinformujemy odrębnie.

Jak długo przechowujemy dane

Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO). Najważniejsze z nich: szyfrowana transmisja (HTTPS), osobna baza danych dla każdej firmy, logowanie do panelu przez wydzielony system uwierzytelniania z uprawnieniami nadawanymi per moduł, automatyczne wylogowanie po okresie bezczynności, maskowanie adresów e-mail i numerów telefonów w dziennikach technicznych, limity liczby żądań chroniące przed nadużyciami oraz regularne kopie zapasowe z weryfikacją możliwości odtworzenia.

Prowadzimy własny, aktualizowany rejestr zastosowanych środków oraz otwartych zadań w tym zakresie. Firmom korzystającym z platformy udostępniamy jego opis wraz z umową powierzenia — także tam, gdzie wskazuje on ograniczenia, nie tylko zalety.

Jeżeli dojdzie do naruszenia ochrony danych, zawiadamiamy firmę, której dane dotyczą, bez zbędnej zwłoki, żeby mogła wykonać swoje obowiązki z art. 33 i 34 RODO.

Pliki cookies

Publiczna strona (katalog i rezerwacje online) nie wykorzystuje plików cookies śledzących ani analitycznych — działa bez zapisywania cookies na Twoim urządzeniu. Panel po zalogowaniu oraz sam ekran logowania używają wyłącznie niezbędnych plików cookies sesji i uwierzytelniania. Nie stosujemy cookies marketingowych, nie profilujemy i nie podejmujemy decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Ustawieniami plików cookies możesz zarządzać w swojej przeglądarce.

Lokalizacja („Blisko mnie")

Na stronie głównej możesz kliknąć „Blisko mnie", żeby uporządkować listę firm od najbliższej. Pytamy o Twoje położenie wyłącznie po tym kliknięciu — samo wejście na stronę nigdy nie uruchamia pytania o lokalizację, a zgody udzielasz w oknie swojej przeglądarki i możesz ją w każdej chwili cofnąć w jej ustawieniach.

Współrzędne nie są nam przesyłane ani nigdzie zapisywane: odległości wylicza kod działający w Twojej przeglądarce, na liście firm, którą i tak już pobrała. Położenie znika w chwili zamknięcia karty — nie trafia na nasz serwer, do logów ani do pamięci przeglądarki. Nie zapisujemy też samego faktu, że ktoś tej funkcji użył. Odmowa zgody niczego nie ogranicza: lista działa normalnie, a firmy możesz filtrować po mieście.

Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się to, co system faktycznie robi — a nie przy okazji. Datę ostatniej aktualizacji podajemy na górze dokumentu. O zmianach istotnych dla firm korzystających z platformy informujemy je odrębnie, na adres e-mail właściciela konta.